Trễ deadline và cách khắc phục

Thế nhưng, một ngày bạn không chỉ nhận mỗi một đầu việc mà có khi lên tới tận năm, sáu hoặc thậm chí là mười đầu việc để làm cùng một lúc.

Điều đó đôi lúc khiến bạn hoảng loạn, lo lắng và nghiêm trọng hơn là bạn cảm thấy phát điên vì không biết làm thế nào để hoàn thành những đầu việc đó đúng thời hạn kể cả khi bạn đã lên một kế hoạch tốt nhất. Tuy nhiên, chỉ với một chút mẹo sau, bạn hoàn toàn có thể chạy deadline đúng hạn và trở thành một những nhân viên xuất sắc mà công ty của bạn mong đợi.

1 – Loại bỏ các yếu tố gây mất tập trung

Sẽ thật không ngoa khi nói rằng mạng xã hội chính là tác nhân chính gây lên sự xao nhãng mất tập trung ở giới trẻ hiện nay. Theo thông kê, trung bình một bạn trẻ mất khoảng hơn 2 tiếng đồng hồ để lướt Facebook, điều đó đồng nghĩa rằng chúng ta có chưa đầy 12 tiếng để làm việc sau khi đã khấu trừ thời gian để ngủ và các hoạt động sinh hoạt khác. Vậy với chừng ấy thời gian, thì sao chúng ta có thể đủ thời gian để hoàn thành được các deadline đúng hạn được đây. Cách đơn giản và hiệu quả để giải quyết vấn đề này là hãy thiết lập thời sử dụng mạng xã hội một cách hợp lý. Hãy tập thói quen giảm dần lượt truy cập vào Facebook bằng cách chia nhỏ thời gian sử dụng và thời lượng sự dụng. Ví dụ, trung binh bạn truy lập Facebook khoảng 10 lần một ngày, mỗi lần bạn mất khoảng 15 phút để lướt lát đọc tin, thì bây  giờ  bạn nên giảm xuống một nửa tức là khoảng 5 lần với thời gian lướt cũng nên giảm xuống còn 5 phút. Như vậy, một ngày bạn chỉ mất có 25 phút để lướt lát trên mạng xã hội thay vì con số là hơn 2 tiếng rưỡi như trước. Tất nhiên là bạn nên điều chỉnh để con số này giảm dần.

2 – Lên kế hoạch về thời gian mỗi mục tiêu cụ thể

Bạn biết không, khi được giao khoảng 10 đầu việc trong một ngày, thì thay vì bắt đầu hoang mang, hoặc lao đầu ngay vào làm việc ngay, tôi sẽ dùng khoảng 30 phút bắt đầu để lập một kế hoạch làm việc chi tiết cho cả ngày. Từ công việc, mục tiêu phải làm cho đến cách thức xử lý vấn đề đó ra sao đều được lên kế hoạch một cách rõ ràng. Nó làm tôi không phải mất quá nhiều thời gian vào việc suy nghĩ xem việc gì phải làm trước, hay mất bao lâu để vừa làm vừa suy nghĩ xem mình phải làm gì. Tất cả những gì mà tôi phải làm chỉ là làm theo kế hoạch. Tất nhiên, là với giới hạn của một người thì không phải lúc nào bạn cũng có thể giải quyết được hết cả 10 đầu việc, vì thế một bản kế hoạch tốt sẽ cho bạn biết cần phải ưu tiên việc nào trước. Những công việc phải due sớm, do sếp giao, vấn đề nghiêm trọng phát sinh, công việc liên quan đến khách hàng có thể chúng ta sẽ ưu tiên làm trước, những việc phụ chúng ta có thể giải quyết sau hoặc giao cho cấp dưới và thực tập làm giúp. Để có thể làm quá trình này trở lên trơn chu thì bạn cần một bản kế hoạch cụ thể quy định  rõ thời gian cần xử lý một đầu việc là trong bao lâu, công việc được ưu tiên giải quyết và có tính chất quan trọng sẽ được phân bổ thời gian nhiều hơn là bao nhiều và tất nhiên là trong bản kế hoạch đó cũng cần phải có cả thời gian dự phòng để giải quyết các vấn đề phát sinh.

3 – Tăng tốc độ xử lý các công việc

Một cách khác để bạn có thể nộp deadline đúng hạn là bạn cần phải rút ngắn được khoảng thời gian để hoàn thành một đầu công việc xuống mức tối đa. Bạn hoàn toàn có thể làm được điều này đối với các công việc mang tính chất thường nhật. Nếu hàng ngày bạn thường xuyên phải làm một công việc nào đó lặp đi lặp lại thì các bạn nên có phương pháp để xử lý chúng một cách nhanh chóng hơn. Tất nhiên là chất lượng công việc vẫn phải đảm bảo. Để làm được điều này, thì ngoài việc tìm tòi trên mạng, hỏi han đồng nghiệp về các mẹo, các kinh nghiệm để rút ngắn giai đoạn hoàn thành thì các bạn cũng cần phải tự mình rèn luyện và tập luyện các kỹ năng đó.

4 – Để không bị trể Deadline bạn phải có mục tiêu

Khi bạn phải làm quá nhiều việc cùng một lúc, thì sẽ đến một lúc nào đấy, năng suất công việc của bạn sẽ bị giảm dần đều. Bạn cảm thấy quá mệt mỏi và áp lực khi cứ phải vùi đầu vào công việc suốt từ sáng đến đêm mà chẳng có giây phút nào nghỉ. Lâu dần, bạn bắt đầu bị rơi vào những yếu tố gây xao nhãng như Facebook, TV, game, v.v… Thế nhưng, để bạn có thể luôn cảm thấy có năng lượng cho việc tập trung cao độ mỗi khi chạy deadline, thì hãy tự tạo ra cho mình những mục tiêu “hữu hình”. Điều này rất quan trọng, bởi vì những mục tiêu và lý tưởng sẽ giúp tâm trí bạn tạm thời quên đi mệt mỏi và kích thích sự khát vọng muốn đạt được. Ví dụ như, khi chạy deadline gì đó, hãy đọc câu thần chú “làm tốt để cuối tháng tăng lương”. Chỉ cần như vậy thôi, là bạn sẽ có tinh thần phấn đầu làm việc trở lại. Hoặc không thì hãy dùng những lý tưởng cao xa hơn ví dụ như làm việc để có ngôi nhà mơ ước, làm việc để được đi du lịch ở những nơi sang trọng. Còn rất rất nhiều lý do nữa mà bạn có thể dùng được để khuyến khích và động viên bản thân của chính bạn hoàn thành deadline đúng hạn.